على بركة الله تعالى.. عقدت الهيئة الإدارية لجمعية إختصاصي المعلومات والمكتبات والتوثيق العراقية إجتماعها الدوري الأول وذلك في تمام الساعة العاشرة صباحاً من يوم الإثنين الموافق 15 / 2 / 2016، وبحضور كافة أعضاء الهيئة الإدارية للجمعية وهم كل من:
1. د. فائزة أديب عبدالواحد البياتي رئيسة الجمعية
2. د. عبداللطيف هاشم خيري نائب رئيس الجمعية
3. السيد تيسير فوزي رديف أمين السر
4. السيدة عايدة مصطفى سلمان الأمين المالي
5. السيدة فريال حسن وادي عضو الهيئة الإدارية
6. السيد نهاد رؤف رشيد عضو الهيئة الإدارية
7. السيد رياض سلمان عيسى عضو الهيئة الإدارية
وقد إستهلت السيدة رئيسة الجمعية الإجتماع بتهنئة أعضاء الهيئة الإدارية وبنجاح العرس الإنتخابي وفوز الجميع بثقة الهيئة العامة لأعضاء الجمعية الذين حضروا وساهموا بشكل متميز في إنجاح هذا التجمع المبارك، وتهنئة الجميع على حصولهم على ثقة أعضاء الهيئة العامة، وحملهم لهذه الأمانة والتكليف بالنيابة عن المتخصصين، وخدمةً للتخصص والمتخصصين في مجال المعلومات والمكتبات والتوثيق، وكافة مؤسسات المعلومات في القطر.
وقد تم في هذا الإجتماع مناقشة عدة موضوعات من أبرزها ما يلي:
1. الأمور الإدارية والتنظيمية العامة للجمعية، وتحديد المسؤوليات المترتبة على الأعضاء كافة، وجرى تثبيت الأمور التالية:
* مناقشة فتح السجلات الرسمية للجمعية للأغراض الإدارية، على أن يتم إعداد نسخ رقمية منها.
* أنشاء قواعد بيانات متنوعة أهمها قاعدة بيانات الأعضاء المنتسبين للجمعية وتكليف السيد تيسير فوزي أمين السر بإعدادها وتحديث بياناتها.
* إعداد الأختام الرسمية ليتم اعتمادها في المخاطبات الرسمية.
* مناقشة مسألة العضوية وكيفية معالجة طلبات الإنتساب وتحديد الفئات التي تنطبق عليها شروط العضوية، كما تمت مناقشة تعديل فقرات إستمارة الانتساب وإتاحتها عبر الموقع الالكتروني للجمعية.
* تم التداول حول صيغة هوية الانتساب للجمعية وماهية البيانات الشخصية المطلوب تثبيتها للمنتسب، فضلاً عن تثبيت شكل وصيغة وثيقة الجمعية الخاصة بالمخاطبات الرسمية.
* بهدف توسيع الفعاليات والأنشطة المهنية للجمعية فقد تم طرح موضوع تشكيل اللجان الخاصة بها والتي ستضم لجنة خاصة بالشؤون العلمية والفنية ولجنة المؤتمرات والندوات وورش العمل والدورات التدريبية واللجنة الثقافية والترفيهية ولجان أخرى سيتم تشكيلها يتم إختيار أعضائها من أعضاء الهيئة العامة للجمعية وحسب الكفاءة.
2. مناقشة موضوع الأنشطة التي تسعى الجمعية لإقامتها، ومنها المؤتمر العلمي للجمعية، والندوات وورش العمل والدورات التدريبية التي يمكن إقامتها للمتخصصين من أعضاء الجمعية، أو للمؤسسات في مجال المعلومات والمكتبات والتوثيق بشكل عام، فضلاَ عن بعض الأنشطة العلمية والإجتماعية والترفيهية التي يمكن إقامتها من خلال الجمعية.
3. وقد أخذ موضوع إصدار المجلة الخاصة بالجمعية حيزا كبيرا من هذا الاجتماع وتم إعداد قائمة بعدد كبير من الأساتذة المتخصصين من داخل وخارج العراق ممن يشهد لهم بالكفاءة العلمية لإختيارهم كأعضاء للهيئتين العلمية والاستشارية للمجلة. كما جرى مناقشة كيفية إخراج المجلة ( غلافها الخارجي، حجم الورق، فترات الصدور ... الخ).
4. مناقشة موضوع في غاية الأهمية وهو كيفية التواصل وإنشاء علاقات مهنية مع الجمعيات العلمية المناظرة ومؤسسات المعلومات والتوثيق والمؤسسات ذات العلاقة داخل وخارج
العراق، وقد تم التأكيد على ضرورة الاهتمام بالموقع الإلكتروني للجمعية والعمل على تطويره لكونه النافذة الأساسية للجمعية إلى نظرائها في العالم، فضلاً عن الإهتمام بإنشاء صفحات للجمعية على وسائل التواصل الاجتماعي (مع الإهتمام بصفحتها الحالية على الفيسبوك) ومنها تويتر وغيرها من المواقع لغرض التعريف بأنشطة الجمعية ونشر أخبارها وللتواصل مع المهتمين والمتابعين ومعرفة ردود الأفعال والحصول على تغذية راجعة تفيد في تصحيح مسار الأنشطة والفعاليات المهنية التي تقوم بها الجمعية فضلاً عن إيجاد سبل للتعاون والتنسيق المشترك حول إقامة المؤتمرات والندوات والتدريب المهني للعاملين في المكتبات العراقية.
